Melhoria da segurança transfusional no centro cirúrgico com um sistema de leitura de código de barras projetado especificamente para o ambiente cirúrgico e sistemas de prontuários eletrônicos de pacientes existentes: análise de série temporal interrompida
Contexto: Os processos manuais para verificar a identificação do paciente antes de uma transfusão de sangue e para documentar esta verificação de segurança pré-transfusional são propensos a erros, e a adesão aos sistemas manuais é especialmente ruim em ambientes de cirurgia de urgência. Espera-se que um sistema eletrônico automatizado de leitura de código de barras melhore a verificação e a documentação pré-transfusão.
Métodos: De janeiro a outubro de 2014, realizamos auditorias da documentação de transfusões de sangue num sistema manual em papel. Desenvolvemos então um sistema eletrônico de leitura de código de barras para agilizar a verificação da segurança transfusional e automatizar a documentação. Este sistema foi implementado em 58 centros cirúrgicos entre outubro e dezembro de 2014, com auditorias de acompanhamento de conformidade até dezembro de 2015. A associação entre a implementação do sistema de código de barras e a adesão à documentação foi avaliada usando uma análise de série temporal interrompida. Foi realizada pesquisa de opinião de profissionais de anestesia sobre o sistema eletrônico. Em meados de 2016, o sistema de leitura foi modificado para se adequar à transição do sistema de prontuários de pacientes Metavision para o sistema Epic OpTime. Uma análise de seguimento avaliou o desempenho do sistema de código de barras com o sistema de prontuários Epic ao longo de 2017.
Resultados: Em uma análise de série temporal interrompida, a proporção de unidades que aderiam à documentação foi estimada em 19,6% (intervalo de confiança [IC] de 95%, 10,7-25,6) na semana anterior à implementação do leitor de código de barras e em 74,4% (IC 95%, 59,4-87,4) na semana posterior à implementação. Houve mudanças significativas após a implementação no nível de adesão (odds ratio 10,80, IC 95%, 6,31-18,70; p<0,001) e na inclinação (odds ratio, aumento de 1,14 por semana, IC 95%, 1,11-1,17; p<0,001). Após a implementação, os profissionais optaram por utilizar o novo sistema eletrônico em 98% das transfusões. Ao longo dos 2 anos analisados (15.997 transfusões), o sistema eletrônico detectou 45 possíveis erros de transfusão em 27 pacientes diferentes e evitou a transfusão de 36 produtos inadequados em 20 pacientes diferentes. Ao todo, 69%, 86% e 88% dos profissionais afirmaram que o sistema eletrônico melhorou a segurança do paciente, o fluxo de trabalho durante a transfusão de sangue e a documentação da transfusão, respectivamente. Nos casos em que os profissionais usaram o leitor de código de barras, não foi relatado nenhum erro ou reação transfusional. O sistema de scanner foi transferido com sucesso do sistema Metavision para o Epic, sem a necessidade de reeducar o pessoal ou modificar os fluxos de trabalho.
Conclusões: Um sistema de leitura de código de barras projetado para a fácil integração em diferentes sistemas de gestão de informações de anestesia utilizados habitualmente foi implementado em um grande hospital universitário urbano. O sistema permite que um único usuário, com o apoio de um sistema de software, realize e documente a verificação de segurança pré-transfusão. O sistema melhorou a adesão à documentação da transfusão, evitou possíveis erros transfusionais e tornou-se o método preferido de verificação da segurança antes da transfusão de sangue.
Abstract
Background: Manual processes for verifying patient identification before blood transfusion and documenting this pretransfusion safety check are prone to errors, and compliance with manual systems is especially poor in urgent operating room settings. An automated, electronic barcode scanner system would be expected to improve pretransfusion verification and documentation.
Methods: Audits were conducted of blood transfusion documentation under a manual paper system from January to October 2014. An electronic barcode scanning system was developed to streamline transfusion safety checking and automate documentation. This system was implemented in 58 operating rooms between October and December 2014, with follow-up compliance audits through December 2015. The association of barcode scanner implementation with transfusion documentation compliance was assessed using an interrupted time series analysis. Anesthesia providers were surveyed regarding their opinions on the electronic system. In mid-2016, the scanning system was modified to transfer from the Metavision medical record system to Epic OpTime. Follow-up analysis assessed performance of this system within Epic during 2017.
Results: In an interrupted time series analysis, the proportion of units with compliant documentation was estimated to be 19.6% (95% confidence interval [CI], 10.7-25.6) the week before scanner implementation, and 74.4% (95% CI, 59.4-87.4) the week after implementation. There was a significant postintervention level change (odds ratio 10.80, 95% CI, 6.31-18.70; P < .001) and increase in slope (odds ratio 1.14 per 1-week increase, 95% CI, 1.11-1.17; P < .001). After implementation, providers chose to use the new electronic system for 98% of transfusions. Across the 2 years analyzed (15,997 transfusions), the electronic system detected 45 potential transfusion errors in 27 unique patients, and averted transfusion of 36 mismatched blood products into 20 unique patients. A total of 69%, 86%, and 88% of providers reported the electronic system improved patient safety, blood transfusion workflow, and transfusion documentation, respectively. When providers used the barcode scanner, no transfusion errors or reactions were reported. The scanner system was successfully transferred from Metavision to Epic without retraining staff or changing workflows.
Conclusions: A barcode-based system designed for easy integration to different commonly used anesthesia information management systems was implemented in a large urban academic hospital. The system allows a single user with the assistance of a software system to perform and document pretransfusion safety verification. The system improved transfusion documentation compliance, averted potential transfusion errors, and became the preferred method of blood transfusion safety checking.
