Estabelecimento de um programa de segurança ambulatorial em um sistema de saúde acadêmico
CONTEXTO: Tradicionalmente, a segurança do paciente se concentrou no ambiente hospitalar; no entanto, há uma maior conscientização sobre os riscos de segurança no ambiente ambulatorial. Ainda assim, existem poucas estratégias e programas bem sucedidos para mitigar os riscos no ambiente ambulatorial. PROGRAMA: Em 2012, iniciamos a preparação de um programa multidisciplinar de segurança ambulatorial em um sistema de saúde acadêmico. A nossa equipe era composta por profissionais clínicos, administrativos e de segurança do paciente. Com base nas necessidades organizacionais, o programa se concentrou inicialmente nos seguintes elementos: (1) notificação de eventos de segurança, (2) medição da cultura de segurança, (3) segurança dos medicamentos e (4) gerenciamento dos resultados de exames. O QUE FIZEMOS: Desenvolvemos iniciativas ligadas à notificação de eventos de segurança, aplicamos inquéritos sobre a cultura de segurança do paciente e a segurança dos medicamentos e começamos a trabalhar no gerenciamento dos resultados de exames. Desenvolvemos indicadores internos para medir o desempenho e promover melhorias. NOTIFICAÇÃO DE EVENTOS DE SEGURANÇA: Ao avaliar a notificação de eventos ambulatoriais de segurança, constatamos que menos de um terço dos profissionais que notificavam eventos de segurança solicitavam feedback. De 2013 a 2018, testamos várias estratégias para aumentar as taxas de feedback aos profissionais e, finalmente, descobrimos que um processo descentralizado, apoiado pelo programa de segurança ambulatorial, poderia atingir taxas de feedback de 90%. MEDIÇÃO DA CULTURA DE SEGURANÇA: Aplicamos o Quality Medical Office Survey da Agency for Healthcare Research em 2012, 2014 e 2016, alcançando uma taxa de resposta de mais de 70% ao longo de 70 áreas ambulatoriais diferentes. Os dados desses inquéritos foram compartilhados com as altas lideranças dos hospitais, diretores de departamentos locais, gerentes e, por fim, com os profissionais da linha de frente do cuidado, concentrando-se em duas áreas de pesquisa principais: a abertura da comunicação e a comunicação sobre os erros. SEGURANÇA DOS MEDICAMENTOS: De 2012 a 2014, as taxas de conciliação medicamentosa ambulatorial no nosso sistema próprio de prontuários médicos eletrônicos aumentaram para mais de 90%, tanto na atenção primária quanto nos consultórios especializados. De 2015 a 2016, as taxas de conciliação medicamentosa ambulatorial em nosso novo sistema de prontuários eletrônicos, baseado em prestadores externos, foram de 73% em agosto de 2017. CONCLUSÕES: Conseguimos estabelecer uma infraestrutura para concentrar e apoiar os esforços de segurança ambulatorial voltados à notificação de eventos de segurança, à melhoria da cultura de segurança e à conciliação medicamentosa com uma equipe dedicada aos riscos de segurança ambulatoriais, tendo encontrado muitos desafios ao longo do caminho. Atualmente, estamos expandindo o nosso programa para nos concentrarmos no acompanhamento dos resultados de exames a fim de evitar os diagnósticos não feitos e diagnósticos tardios e reduzir a ocorrência de erros de medicação.
BACKGROUND: Patient safety has traditionally focused on the inpatient setting; however, there is an increased awareness of ambulatory safety risk. However, successful strategies and programs to mitigate risk in the ambulatory setting are lacking. PROGRAM: In 2012, we started building a multidisciplinary ambulatory safety program at an academic health system. Our team was composed of clinical, administrative, and patient safety membership. Based on organizational needs, our program initially focused on the following: (1) safety reporting, (2) safety culture measurement, (3) medication safety, and (4) test result management. WHAT WE DID: We were able to develop initiatives around safety reporting, safety culture survey administration, and medication safety and begin to work on test result management. Internal metrics were developed to measure performance and to drive improvement. SAFETY REPORTING: When evaluating our ambulatory safety reports, we discovered that less than one-third of staff filing safety reports requested feedback. From 2013 to 2018, we tested various strategies to increase the rates of feedback to staff and ultimately found that a decentralized process that was supported by the ambulatory safety program could achieve rates of feedback of 90%. SAFETY CULTURE MEASUREMENT: We administered the Agency for Healthcare Research and Quality Medical Office Survey in 2012, 2014, and 2016, achieving a more than 70% response rate across 70 unique ambulatory areas. Data from these surveys were shared with senior hospital leadership, local departmental directors, and managers and ultimately with frontline staff focusing on two key survey areas: communication openness and communication about error. MEDICATION SAFETY: From 2012 to 2014, our rates of ambulatory medication reconciliation increased to more than 90% in both primary care and specialty practices in our homegrown electronic medical record system. From 2015 to 2016, rates of ambulatory medication reconciliation in our new vendor-based electronic medical record were 73% as of August 2017. CONCLUSIONS: We were able to build an infrastructure to focus and support ambulatory safety efforts on safety reporting, safety culture change, and medication reconciliation with a team dedicated to ambulatory-focused safety risks and encountered many challenges along the way. Currently, we are expanding our program to concentrate on test result follow-up to prevent missed and delayed diagnosis and medication error reduction.
