Formas de contornar os sistemas hospitalares de prescrição eletrônica: um estudo qualitativo em hospitais ingleses
Contexto: Preocupações ligadas à usabilidade dos sistemas de prescrição eletrônica podem levar os usuários a buscar formas de contornar o sistema.
Objetivos: Investigar as soluções que os usuários encontram para contornar o sistema, as razões que oferecem para isso e as implicações para a prestação do cuidado de saúde e a segurança do paciente.
Métodos: Reunimos um grande conjunto de dados qualitativos, envolvendo entrevistas, observações e documentos como parte de uma avaliação dos sistemas de prescrição eletrônica em cinco hospitais ingleses, que descrevemos como estudos de caso. Os dados foram coletados em até três momentos diferentes ao longo da implementação e da adoção. Uma análise temática envolvendo abordagens dedutivas e indutivas foi facilitada pelo software NVivo 10.
Resultados: Nosso conjunto de dados incluiu 173 entrevistas, 24 rodadas de observação e 17 documentos. Os hospitais participantes estavam em vários estágios de implementação de uma série de sistemas com diferentes funcionalidades. Identificamos duas maneiras de contornar o sistema: a informal e a formal. A primeira refere-se a práticas informais utilizadas pelos usuários, mas não aprovadas pela administração do hospital, introduzidas devido a mudanças percebidas nas funções dos profissionais, problemas com a usabilidade e o desempenho do sistema e dificuldades ligadas à falta de acesso ao hardware. A segunda alude às práticas formalizadas promovidas pela administração e ocorreram quando os sistemas representaram ameaças à segurança do paciente e ao funcionamento organizacional. Os dois tipos de solução envolveram o uso de documentos em papel e outros softwares como intermediários, o que muitas vezes criou novos riscos relacionados à incapacidade de transferir informações em tempo real entre os diferentes usuários de forma eficaz.
Conclusões: A avaliação das soluções formais e informais utilizadas pelos usuários deve fazer parte das estratégias rotineiras de implementação organizacional das grandes iniciativas ligadas à tecnologia da informação em saúde. Essas formas de contornar o sistema podem criar novos riscos e representam novas oportunidades para melhorar o design e a integração dos sistemas.
Background: Concerns with the usability of electronic prescribing (ePrescribing) systems can lead to the development of workarounds by users.
Objectives: To investigate the types of workarounds users employed, the underlying reasons offered and implications for care provision and patient safety.
Methods: We collected a large qualitative data set, comprising interviews, observations and project documents, as part of an evaluation of ePrescribing systems in five English hospitals, which we conceptualised as case studies. Data were collected at up to three different time points throughout implementation and adoption. Thematic analysis involving deductive and inductive approaches was facilitated by NVivo 10.
Results: Our data set consisted of 173 interviews, 24 rounds of observation and 17 documents. Participating hospitals were at various stages of implementing a range of systems with differing functionalities. We identified two types of workarounds: informal and formal. The former were informal practices employed by users not approved by management, which were introduced because of perceived changes to professional roles, issues with system usability and performance and challenges relating to the inaccessibility of hardware. The latter were formalised practices that were promoted by management and occurred when systems posed threats to patient safety and organisational functioning. Both types of workarounds involved using paper and other software systems as intermediaries, which often created new risks relating to a lack of efficient transfer of real-time information between different users.
Conclusions: Assessing formal and informal workarounds employed by users should be part of routine organisational implementation strategies of major health information technology initiatives. Workarounds can create new risks and present new opportunities for improvement in system design and integration.
